Politique de confidentialité des renseignements personnels

Entrée en vigueur 26-09-2024

Préambule

Chez Je Passe Partout, nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous collectons, utilisons et conservons dans le cadre de nos activités.

En tant qu’organisme à but non lucratif, nous valorisons la confiance que vous nous accordez en nous confiant vos informations personnelles, et nous nous engageons à respecter les plus hauts standards de la Loi sur la protection des renseignements personnels (loi 25).

Cette politique de confidentialité a pour objectif de vous informer clairement sur les types de renseignements personnels que nous recueillons, les raisons pour lesquelles nous les utilisons, ainsi que les mesures que nous prenons pour les protéger.

Elle s’applique à tous les renseignements personnels collectés par Je Passe Partout dans le cadre de nos services, événements, et interactions avec nos membres, donateurs, bénévoles, partenaires et autres parties prenantes.

Nous nous conformons aux lois et règlements en vigueur concernant la protection des renseignements personnels et nous nous efforçons d’assurer la transparence et la responsabilité dans la gestion de vos données.

Nous vous encourageons à lire attentivement cette politique afin de comprendre comment nous traitons vos informations et quels sont vos droits en matière de protection de la vie privée.

Pour toute question ou préoccupation concernant notre politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à nous contacter à [email protected].

Partie 1

La partie 1 de la politique de confidentialité renseignements personnels de Je Passe Partout s’applique uniquement à notre site Internet et à nos activités de collecte de dons par l’entremise de notre site internet.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, à moins d’indication contraire de votre part, nous en concluons que vous acceptez que nous colligions les renseignements fournis.

Dans quelle circonstance collectons-nous vos renseignements personnels?

 Site internet

Lors de votre visite sur notre site jepassepartout.org, nous collectons automatiquement des informations sur votre appareil et votre interaction avec notre site par l’entremise de Google Analytics.

Cela inclut les données suivantes:

• Adresse IP
• Lieu
• Détails matériels et logiciels
• Contenu que l’utilisateur consulte sur notre site
• Liens sur lesquels utilisateur un utilisateur clique en allant sur le site

Ces renseignements sont utilisés à des fins statistiques et pour suivre l’évolution de la performance de notre site web.

Pour plus de renseignements sur les renseignements consignés dans google Analytics 

Dons sur le site

Lorsque vous faites un don par l’entremise de notre site Internet, nous recueillons par l’entremise de la plateforme Stripe votre prénom, votre nom, vos adresses courriel et postale, votre numéro de téléphone, le montant du don, et le cas échéant sa récurrence (Ex. : don mensuel).

Pour plus de renseignements sur les renseignements consignés dans Stripe

Ces renseignements sont utilisés pour remplir nos obligations légales à titre d’organisme de bienfaisance enregistré comme vous fournir un reçu pour don de charité ou remplir nos déclarations gouvernementales.

Ils sont également utilisés vous tenir informé de l’impact de votre don et solliciter le renouvellement de votre contribution financière de votre part.

Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels

À moins d’avis contraire de votre part, un dossier à votre nom sera actif pendant trois ans après votre dernier don ou votre dernière participation à une activité bénéfice afin de vous informer de nos campagnes de financement.

Une fois votre dossier fermé, vos renseignements personnels seront conservés pendant une période de sept ans afin de remplir nos éventuelles obligations légales.

Vos renseignements personnels seront détruits après sept ans d’inactivité.

Chacune des étapes seront datées et colligées pour en assurer l’exécution.

Où conservons-nous les renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront conservés dans des bases de données sur la plateforme Airtable.

Pour plus de renseignements sur les renseignements consignés dans Airtable

Comment protégeons-nous les renseignements personnels

L’accès aux bases de données informatiques que nous utilisons est protégée par des mots de passe.

L’accès aux différentes bases de données est attribuée uniquement aux employé.e.s qui ont besoin de ses informations pour réaliser leur travail.

Malgré les mesures de protection mises en place, aucune méthode n’est entièrement sécure. En cas de fuite de vos données personnelles, nous nous engageons à vous en tenir informé ainsi que la Commission d’Accès à l’Information du Québec.

Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants en regard de ses renseignements personnels :

• L’accès;
• Exactitude;
• Rectification;
• La suppression.
• Dépôt d’une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Je Passe Partout, Commission d’accès à l’information du Québec).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Samuel Carrier, directeur général

[email protected]

514-303-0599

Le responsable de la protection des renseignements personnels doit :

• Veiller à l’application de la présente politique;
• S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception au plaignant;
• Enquêter sur les prétentions exposées par le plaignant;
• Répondre au plaignant.

Traitement des plaintes

Toute plainte est traitée de façon confidentielle.  Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.

Tout employé saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de la politique

Tout employé qui reçoit une plainte verbale doit informer le plaignant de la présente politique et l’inviter à faire parvenir à Je Passe Partout sa plainte par écrit.

Le responsable des renseignements personnels doit accuser réception de la plainte dans les cinq jours ouvrables suivant la réception.

Quels renseignements doivent être fourni pour assurer le traitement d’une plainte

La communication visant à faire une plaine doit indiquer les éléments suivants :

• Nom du plaignant
• Son adresse
• Son numéro de téléphone
• Son courriel
• Motifs de la plainte soumise

Traitement d’une plainte 

Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les cinq jours ouvrables de sa réception. Un avis de réception sera envoyé au plaignant.e par courriel.

Le traitement de la plainte doit être effectué dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude.  Dans l’éventualité exceptionnelle où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, le plaignant doit être informé des motifs du retard et des démarches de Je Passe Partout dans le traitement de sa plainte.  Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise.

Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale, écrite et motivée.